Сравните платные сервисы с собственным решением
Сравните стоимость подписок на CRM, запись клиентов и другие сервисы с собственным решением. Учтите перенос данных, размещение и постоянное обслуживание.
За что вы платите
Составьте список сервисов: чат с менеджером, CRM, рассылки, запись клиентов, приём заказов. Для каждого укажите платежи, число пользователей, реально используемые функции и связь с другими процессами.
Возможно, в дорогой CRM вы пользуетесь только контактами и напоминаниями — тогда стоит проверить более простой тариф или замену. Если же через сервис проходят все заказы и платежи, сначала выясните, как сохранить эту работу при переходе.
Что можно разместить у себя
Сравните существующий тариф, более простой сервис, готовое программное обеспечение на своей стороне и небольшую разработку под нужные функции. Собственное решение не обязательно означает создание всей системы с нуля.
Если вы работаете самостоятельно и заказов немного, вам может хватить простого учёта обращений. Если заявки обрабатывают несколько ваших сотрудников, проверьте распределение заказов, права доступа и историю общения с клиентом. Выбирайте решение по этим задачам.
Считайте полную стоимость
К разработке или установке добавьте перенос данных, размещение, обновления, резервные копии, поддержку и время ответственного человека. Сравнивайте эти расходы с платежами за внешний сервис за один и тот же период.
Если в расчёте вы не учли обслуживание, ожидаемая экономия может не подтвердиться. Свой вариант подходит, когда его удобно использовать, понятно, кто отвечает за работу, и общие затраты оправданны.
Переносите по одной задаче
Выберите ограниченную функцию и проверьте её на небольшом объёме. Для CRM это может быть обработка новых обращений, для записи — один вид услуг. До отказа от старого сервиса проверьте сохранность данных и выполнение нужных операций.
Если решение оказалось полезным и похожая задача встречается у других, его можно предложить как услугу внедрения или обслуживания. Сначала выясните спрос: собственный удачный опыт ещё не гарантирует готовность других платить.